TÉCNICAS DE SECRETARIADO E DE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

 

• 1. Competências da função do secretário
• 2. Níveis e graus de responsabilidade
• 3. Principais atividades
• 4. Perfil da(o) secretária (o): exigências funcionais e psicológicas
• 5. Maximização do desempenho pela motivação
• 6. Importância do secretariado no processo de organização da instituição
• 7. Comunicação e atendimento
• 8. Os vários tipos de comunicação
• 9. Técnicas do atendimento telefónico
• 10. Métodos para uma organização eficaz em secretariado
• 11. Planeamento, execução e controlo dos programas de trabalho
• 12. Gestão do tempo
• 13. Tratamento de correspondência
• 14. Arquivo - organizar e gerir
• 15. A gestão da agenda e racionalização do tempo
• 16. Organização de reuniões - normas básicas de protocolo
• 17. A importância do secretariado no contexto das organizações
• 18. Tipos de documentos administrativos
• 19. Normas portuguesas aplicadas à documentação administrativa

Habilitações literárias: (requisito obrigatório)

Escolaridade mínima: Escolaridade minima obrigatória

250 € Isento de IVA

Predomina a metodologia expositiva, no entanto privilegia-se a perspetiva prática, com o recurso a trabalhos práticos e casos de estudo.

Vídeos tutoriais: Apresentação dos conceitos através de vídeos gravados, acompanhados de exemplos práticos.

Exercícios Práticos: Os formandos serão desafiados a resolver problemas através de exercícios práticos que exigem a aplicação dos conceitos aprendidos.

Fóruns de Discussão: Fóruns online serão disponibilizados para os formandos discutirem dúvidas, partilharem experiências e colaborarem entre si.

Projetos Práticos: Os formandos serão encorajados a desenvolver projetos práticos aplicando os conhecimentos adquiridos ao longo do curso, com orientação do formador.

Avaliação Contínua: Avaliação regular do progresso dos formandos através de exercícios práticos e projetos, garantindo a consolidação dos conhecimentos adquiridos.

A avaliação dos resultados da aprendizagem incide sobre o domínio dos objectivos e permite a certificação em função da confirmação dos saberes e dos desempenhos de cada participante, ao longo de todo o processo formativo. Tendo em conta o momento, o modelo preconiza três tipos de Avaliação a aplicar na acção de formação:
- Avaliação inicial – de diagnóstico
- Avaliação formativa (contínua) – (peso final por módulo de 30%)

Com base nos parâmetros:
1. Interesse;
2. Iniciativa;
3. Disponibilidade para aprender;
4. Espírito critico;
5. Clareza na comunicação;
6. Integração e Sociabilidade;
7. Assiduidade;
8. Pontualidade;
9. Capacidade de gestão comportamental

- Avaliação Sumativa - (peso final por módulo de 70%), realiza-se através de um teste escrito e/ou trabalho prático realizado ao longo das sessões de formação.

A avaliação final é a soma de 30% da avaliação formativa com 70% da avaliação sumativa.

A nota final da Acção de formação, é constituída pela média das avaliações finais modulares expressa em termos quantitativos, numa escala de classificação de 0 a 20, convertível em Muito Insuficiente, Insuficiente, Suficiente, Bom e Muito Bom.

Outros momentos de avaliação:
- A avaliação do processo formativo:

Todos os intervenientes preenchem o questionário de satisfação relativamente ao desempenho do formador e à realização da formação, como também o formador avalia as condições de realização da formação e o grupo de formandos.

- Avaliação pós formação:
Questionário enviado aos formandos passados 6 meses do final da formação para avaliar a eficácia da ação de formação.

Estes questionários serão posteriormente alvo de análise e utilizados para processos de melhoria contínua.

Plataforma E-learning Moodle;
Manuais de Formação; Fichas de Trabalho; Textos de Apoio;
Computadores; Videoprojector; Som /Áudio;

Todos os formandos que atingirem os objetivos pedagógicos definidos para o curso frequentado, irão obter um Certificado de Formação Profissional emitido através da Plataforma SIGO (GEPE – Ministério da Educação) como previsto na Portaria nº 474/2010, de 8 de Julho.

Condições Gerais de Utilização - Formação E-learning:

Na formação e-learning é da responsabilidade do formando dotar-se de equipamento próprio e de meios tecnológicos adequados que assegurem as condições para um efetivo e apropriado acesso, em termos de comunicação e autenticidade, que lhe permita realizar todas as sessões à distância.
O Sábio de Lago, não se responsabiliza pela falta desses requisitos técnicos que venham a comprometer a frequência da ação ou a impossibilitar a utilização de qualquer funcionalidade, conteúdo ou informação, necessária à regular frequência da ação.

A utilização dos serviços de formação implica:
- Acesso a um computador com ligação à internet (móvel ou fixa) equipado com câmara e microfone;
- Browser (programa para navegar) como por exemplo Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome ou Apple Safari preferencialmente atualizados com as últimas versões;

O formando deverá possuir competências básicas no domínio das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), necessárias à frequência plena do curso de formação, garantindo que detém essas competências no momento em que o curso se vai iniciar.

É responsável por situações em que a frequência da formação ficar comprometida por se revelar a posterior que não dispõe destas competências.

Em cada sessão de videoconferência deve ligar a câmara e microfone, se não tiver condições de áudio disponíveis no momento, deverá utilizar o chat de texto e procurar até à sessão seguinte atualizar esse requisito.